履歴書郵送時の添え状・送付状・の書き方のコツは？注意事項と参考になる例文あり

履歴書の送付時には、添え状または送付状が必要です。これは、履歴書が確実に届くようにするために必要な書類であり、また、自己アピールの場でもあるため、しっかりと書きましょう。今回は、履歴書郵送時の添え状・送付状の書き方のコツや注意事項、参考になる例文について紹介します。

履歴書郵送時の添え状・送付状とは

履歴書を郵送する際には、履歴書とともに添え状（てんじょう）または送付状（そうふじょう）を同封することが一般的です。これらの文書は、履歴書の送付の意図や目的を伝える重要な役割を担っています。

添え状は、履歴書の内容や志望動機、経歴などに関する簡単な説明を記載し、履歴書と一緒に送付する文書です。一方、送付状は、ある物を送る際に、送付の意図や目的を記した文書で、履歴書とともに求人企業に送付されます。

添え状や送付状が適切に作成されていないと、履歴書自体が見られることがなく、採用されない可能性があります。正しい書き方をマスターし、適切な文書を送付しましょう。

履歴書郵送時の添え状・送付状の役割と重要性

履歴書郵送時の添え状・送付状は、履歴書を送る際に同封する書類です。履歴書には、自分自身をアピールする情報が記載されていますが、添え状・送付状にはその履歴書を送る目的や経緯、相手へのメッセージなどを記載することで、履歴書を受け取る側に自分自身をアピールするチャンスを与えることができます。

具体的には、履歴書を送る先の企業や団体に自分自身をアピールし、印象を与えるために添え状・送付状が重要となります。適切な内容を盛り込み、わかりやすく正確に伝えることで、履歴書を受け取る側の興味を引き、印象を良くすることができます。

そのため、添え状・送付状を書く際には、相手に合わせた丁寧な文章を心がけ、内容を充実させることが大切です。自分自身のアピールをするための大切なチャンスを逃さず、慎重に準備することが必要です。

添え状・送付状の違いは？

応募時に履歴書や職務経歴書などの必要書類に同封する挨拶状を「送付状」と呼びます。同じ意味で「添え状」と呼ばれることもあります。企業や受け取り側の視点から考えた場合、送付状が一番上に添えられていることで、同封書類の種類や枚数がスムーズに把握できるため、好印象を与えることができます。

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履歴書郵送時の添え状・送付状の基本的な書き方

履歴書郵送時の添え状・送付状の基本的な書き方について紹介します。

まず、履歴書や職務経歴書を同封する添え状・送付状は、A4サイズの紙にパソコンで作成します。

次に、送り先の会社名、担当者名、住所、部署名、役職などを明記し、丁寧な挨拶から始めます。その後、応募した求人情報や、どのような経緯で応募したのかを明確に伝えます。また、応募者自身の経歴や志望動機を簡潔にまとめて記載し、会社へのアピールも行います。

最後に、改めて丁寧な挨拶と、添え状・送付状に同封する書類の種類と枚数を明記し、送信日や返信を待つ期限を記載するのが一般的です。

書き方のコツとしては、パソコンで作成する場合はフォントや文字の大きさ、行間などに配慮し、読みやすいレイアウトにすることが重要です。また、誤字や脱字に注意し、丁寧で好感を与える文体を心がけましょう。

履歴書郵送時の添え状・送付状の基本的な書き方のポイント

1. 目的を明確に伝える
2. 簡潔でわかりやすい文章を心がける
3. 誤字脱字に注意する
4. 丁寧な言葉遣いをする
5. レイアウトに気を配る

目的を明確に伝える

添え状・送付状の最初に、応募職種や募集要項、書類の数などを明確に記載してください。

簡潔でわかりやすい文章を心がける

文字数が多くなりすぎないように、文章は簡潔にまとめましょう。さらに、文章にあなたの希望動機や想いを完結に追記すると、企業側へ印象を与えることができます。

誤字脱字に注意する

文書に誤字や脱字があると、企業側からの印象が悪くなってしまいます。校正を何度か行い、注意深く書きましょう。

丁寧な言葉遣いをする

敬語を使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。また、企業名や担当者名を正確に書くことも大切です。

レイアウトに気を配る

添え状・送付状は、シンプルでわかりやすいレイアウトにしましょう。適切な行間や段落、文字の大きさなどを調整し、見やすい文書に仕上げましょう。

履歴書郵送時の添え状・送付状の例文・サンプル

履歴書郵送時の添え状・送付状のサンプルはこちら。是非加工してご活用ください。

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履歴書郵送時の添え状・送付状で好印象を与えるコツ

履歴書郵送時の添え状・送付状は、企業への第一印象に影響します。以下は、好印象を与えるためのコツです。

1. あなたの言葉で、志望動機を補足する
2. わざと手書きで補足する

あなたの言葉で、志望動機を補足する

添え状・送付状に好印象を与えるコツとして、「あなたの言葉で志望動機を追記する」方法です。同封書類をチェックするための送付状ですが、この文章の箇所も企業側の人事や採用担当者は目を通しています。

「拝啓　御社ますますご清祥・・・」の定型文の後、なぜ御社で働きたいのか、御社に入ればあなたがどんな貢献ができるかを短文で補足しましょう。長文はNGです。

どうして長文にするとNGなの？

びっしり長文で補足がある場合、「要点を絞った説明ができない人では・・・」というマイナスな印象を与えてしまいます。伝えたいことをわかりやすく、要点を絞って完結にまとめることで、印象が大きく変わります。

わざと手書きで補足する

もう一つ、送付状で好印象を残す裏技として、パソコンで作成し印刷された送付状に、あえて手書きで一文補足するという方法です。

一部だけ手書きで追記すると、企業側が受け取った際、手書きの文字の方を必ず注目します。

「よろしくお願いします！」
「至らないところもあると思いますが、御社に貢献したいです」

など、一文、アピール文を追記しましょう。本気が伝わり、好印象を残せます。

医療事務や秘書は、実務で添え状・送付状を作成する機会が多い？

医療事務や秘書は、添え状・送付状を作成する機会が比較的多いと言えます。

医療事務の場合、患者様の診療記録や請求書などの書類を送付する必要があるため、添え状や送付状を作成することがあります。

また、秘書の場合は、社外に送付する文書や書類に対して、添え状や送付状を添えることが多いです。このように、書類を送付する場合には、添え状や送付状を添えることが一般的であり、医療事務や秘書など、事務系の仕事に携わる方々は、添え状や送付状を作成する機会が比較的多いと言えます。

医療事務の添え状とは？

医療事務の添え状とは、医療機関に提出する書類に同封する、書類の内容や目的を補足する文書のことです。例えば、医療機関への求人応募の場合、履歴書や職務経歴書とともに、応募の意図や経歴のアピールなどをまとめた添え状を送ることが一般的です。

また、手術申し込みや診断書の依頼、保険会社への請求など、医療事務において様々な場面で添え状が必要となります。添え状は、医療機関や保険会社などの受け手に正確かつ丁寧に伝えることが大切であり、その書き方には注意が必要です。

医療事務の添え状の役割と重要性

医療事務の添え状は、医療機関に届ける書類の中で重要な位置を占めています。添え状には、送付する書類の内容や目的、受取人への伝えたいことなどが簡潔にまとめられています。

添え状がなければ、書類の受取人がどのような書類であるか、どのような目的で送付されたものかを把握することができず、処理に時間がかかることもあります。

また、添え状は医療機関や医療従事者のプロ意識や正確性、コミュニケーション能力を表す重要な文書でもあります。

つまり、医療事務の添え状は、書類の受取人に正確かつ簡潔に情報を伝え、処理をスムーズにするだけでなく、医療従事者のプロ意識を示すためにも重要な役割を果たすと言えます。

まとめ

履歴書郵送時に添え状や送付状を添えることは、自己アピールの場でもあり、書類が確実に届くためにも必要です。書き方の基本は、丁寧でわかりやすい文章を心がけ、目的を明確に伝えることです。

また、例文を参考にしながら、自分なりのアピールポイントを盛り込んだオリジナルの文面を作成しましょう。注意点としては、誤字や脱字のチェックを徹底し、宛先や送り先の住所・氏名・会社名などの記載も、郵送前にしっかり再確認しましょう。

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