初めて退職を考えたとき、退職届・辞表の書き方が分からずに困ることがあります。特に手書きで書く場合、どのように書けば良いのか不安を感じる方も多いでしょう。
この記事では、退職届の書き方について解説します。また、PCで作成すべきか、手書きでも良いかなども含めてご紹介します。正しい書き方を知ることで、スムーズな退職手続きを進めることができるので、読み進めて下さい。
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退職願・退職届の書き方は手書きかPC作成、どっちがいい？
退職届の書き方には、手書きかPC作成どちらが良いかについては明確な決まりはありません。
ただし、手書きの場合は書き方や書体、字の形などが気になる人もいるため、丁寧に書く必要があります。また、手書きの場合は間違いを訂正するのが面倒で、書き直すことになる場合があるため、書く前に用紙の枚数を確認することも大切です。
一方、PCで作成する場合は、書式が用意されているソフトウェアを使用することで、書式や書き方の基本が自動的に設定されるため、手書きよりも正確でスピーディーな作成が可能です。また、訂正や修正も簡単にできるため、ミスが少なく、きれいに作成することができます。
どちらが良いかは個人の好みや事情によると思われますが、手書きとPCで作成した印字文書では、受け取った際の印象が大きく変わります。
退職願・退職届を手書きで書くメリットとは？
手書きで書く退職届には以下のような3つのメリットがあります。
- 誠意が伝わる
- 印象に残る
- 丁寧な印象を与える
誠意が伝わる
手書きの退職届は、その人の個性が反映され、誠実さや真摯さが伝わります。また、手書きで書くことで、自分自身が退職についてしっかりと考え、真剣に取り組んでいることを示すことができます。
印象に残る
手書きの退職届は、デジタル文書よりも記憶に残りやすく、印象に残ります。そのため、受け取る側が忘れないようにするために手書きで書くことを選択する人も多くいます。
丁寧な印象を与える
手書きで書くことで、文字の大きさや書き方、字形まで個人の特徴が出ます。手書きの文字は、丁寧で正確な印象を与えます。また、手書きの文書は、手作業で作成しているため、相手に対して丁寧に作成したという気持ちが伝わります。
手書きで書くことによって、一般的なテンプレートから離れ、個人的な退職届を作成できます。あなた自身の退職の意志や感謝の気持ちをより深く、お世話になって企業側へ表現できます。
退職届を代筆依頼する人もいるようですが、あまりオススメしません。
退職届は、あなたから会社へ伝える大切なメッセージです。そのため、綺麗さを求められているのではなく、あなたの想いや誠実さが伝わることが大切だからです。
また、退職時には、他の退職手続き書類も多く提出することになります。その際、文字のクセや特徴が全然違ったら・・・。結局他人が書いたことがバレると、印象はマイナスですよね。
退職願・退職届をPCで作成した際のデメリットとは？
退職願・退職届をどの様に作成するかというルールはありません。ただし、PC作成の場合に与える印象にプラスがあまりないのは、事実です。
- 事務的な印象を与える
- 冷たい印象を与える
- 感謝の気持ちなどの感情が伝わりづらい
- 事前準備していたのでは？というマイナスな印象を与える
PCで作成して印刷した退職届だと、「前から辞める気だったの？」「ずっと辞めようと準備してた？」なマイナスな印象を与えてしまうことも。誠意や誠実さ、感謝の気持ちが伝わりづらいので、字の上手さ関係なく、丁寧に手書きで書いた退職届を準備した方が好印象です。
退職願・退職届を手書きで書く際に気をつけるべきポイント
退職届を手書きで書く際には、以下の5つのポイントに注意してください。
- 文字の上手さ関係なく、丁寧な字で書く
- 書式に従う
- 日付を入れる
- 署名する
- 提出先を確認する
文字の上手さ関係なく、丁寧な字で書く
退職届は重要な書類であるため、雑な字では読みづらく印象も悪くなります。「字が下手な場合はよくない」という人もいますが、結論からいうと、「誠実に丁寧に書こうとした」ということが伝わればOKです。字の上手さよりも、丁寧に書いたことがわかる字であれば、好印象です。
書式に従う
退職届には書式があります。退職届の書式に従って書くことで、不備がなく、スムーズに手続きが進みます。
日付を入れる
退職届には提出日や退職日が必要です。提出日は退職届を提出する日、退職日は退職する日です。必ず日付を入れるようにしましょう。
署名する
退職届には署名が必要です。署名は、提出者の本人確認に必要なものです。退職届を提出する前に必ず署名をしましょう。
提出先を確認する
最後に、退職届の提出先が正しいかどうか確認しましょう。通常は、人事部や上司に提出しますが、会社によっては提出先が異なる場合もあります。提出先がわからない場合は、事前に確認しましょう。
手書きで書く退職願・退職届の書き方【サンプル】
退職届の書き方のサンプルはこちら。是非こちらを真似して、手書きで書きましょう。
手書きで書いた退職届の提出方法と注意点
手書きで書いた退職届を提出する場合、提出先によって異なる場合がありますが、一般的には以下の手順が取られます。
直接提出する場合
直接退職届を提出する場合、会社に行き、直接上司に手渡す方法が一般的です。この際、上司に対して丁寧に挨拶をし、退職届を提出しましょう。
郵送する場合
会社から離れている場合など、直接提出が難しい場合は郵送による提出をするケースもあるでしょう。この場合は、郵送先の企業名・部署名・担当者名・住所などの情報を明確にし、確実に届くように送り状を書くことが大切です。
退職願・退職届の事由の例は？書くべき？
退職願・退職届の事由は、人によって様々です。
該当する理由として、転職、結婚などの生活の変化、妊娠、出産、家族の介護や看護、病気やケガ、引っ越しなど。 また、新たな職場環境へ変わりたい、職場の人間関係を変えたくて会社を辞める場合も、自己都合となります。
退職理由は、退職願・退職届に具体的に明記しなくていい
退職願・退職届に、具体的な事由は明記しなくてもよいです。自己都合として退職を希望する場合は、「一身上の都合」と記載しましょう。
「一身上の理由」とはどういう意味ですか？
「一身上の理由」とは、個人的な事情により仕事を続けることが難しくなった場合や、転職する場合など、雇用契約を解除するための理由のことです。たとえば、転職や家族の介護や病気、結婚や転居などがこれにあたります。このような場合、「一身上の都合」として退職することができます。
退職届を提出する際に、忘れずに実施しておくべきこと
退職届を提出する場合、この５つの点にも注意しておきましょう。
- 記入漏れがないか、また内容に誤りがないか確認する
- 退職届は原本として提出し、コピーをとっておく
- 退職届を提出した日を記録しておく
- 提出するタイミングは、可能な限り早く行うようにする
- 残っている有給休暇を消化した日程で退職日を設定する
1番大切なのは、しっかり残っている有給休暇を消化した日程で退職日を設定しておきましょう。有給休暇は、頑張って働いてきたあなたに与えられた権利です。
手書きで書く退職届の例文集｜円満退職のコツ
退職届の例文として、参考にご活用下さい。
✔︎ 冒頭：「退職届」 または「退職願」をタイトルにする
✔︎ 「私儀（わたくしぎ）」または「私事」と追記する
✔︎ 退職理由：具体的な理由は不要。自分の意思で退職する場合は、「一身上の都合」でOK。
✔︎ 退職希望日：具体的に記載しましょう
✔︎ 退職願：「お願い申し上げます」で締めくくりましょう
✔︎ 提出日：必ず退職届に入れましょう
まとめ
退職届は、手書きでもパソコンで作成しても良いですが、手書きで書く方が誠実さや丁寧さを伝えることができます。「立つ鳥跡を濁さず」ということわざがあるように、退職する最後の引き際は美しくあるべきです。正しい書き方を守って、円満な退職を迎えましょう。